「更新」アプリを使って情報収集する～その１

こんにちは。
前回の記事では、 Teams 内に追加できる承認アプリについてご紹介しいたしました。
今回は同じく Teams で利用できるアプリ「更新」についてご案内します。

■更新アプリとは

チームのメンバーからの報告や連絡を簡単に送信してもらえ、送信内容をレビューできるアプリです。
Forms の機能を利用していますが、送信の要求をチャットやチーム メッセージに投稿する、
繰り返しのスケジュールを設定する、メンバーの入力状況や入力内容を一覧で確認するなどが
可能なので、チームや共同作業の状況を把握することが容易になります。

例えば以下のような場合に「更新」を利用すると便利です。

• 毎日・毎週・毎月など定期的に繰り返しチームのメンバーから業務報告を受け取りたい
• 作業の進捗状況の報告を受け取りたい
• 特定の事象（インシデント）への対応内容をチーム全体から聞き取りたい
• 定型的な作業報告を簡単な操作で入力させて収集したい

チャネルやチャットで更新の送信を要求されたメンバー（提出者）は、以下のようなメッセージ
（カード）が表示されます。

[Write update] をクリックすると、フォームが表示され情報を入力・送信できます。

チャネルやチャットで更新の送信を要求したメンバー（閲覧者）には、以下のようなメッセージ
（カード）が表示されます。

「提出者」全員の送信が完了すると、カードに [Completed] と表示されます

[Review] をクリックすると、最後に送信された情報を確認できます

[系列全体を表示する] をクリックすると、すべての送信された内容が確認できます

更新の作成は

1. チャネル メッセージから作成
2. チャットから作成
3. 「更新」アプリから作成

の３つの方法があります。

また作成した更新は「更新」アプリを使って管理・編集できます。

今回はチャネル メッセージとチャットから更新を作成する方法をご紹介します。
「更新」アプリについては次回の投稿でご紹介します。

■更新の作成（チャネルから）

チャネル内で更新（送信の要求）を作成し、カードを投稿できます。

1. チャネルで [新しい投稿] をクリックし、入力欄の下に並んでいるアイコンから [更新] を選択します。
　※ [更新] アイコンが表示されない場合は […] をクリックしてください。

2. すでに更新の送信を要求されている（提出者として割り当てられている）場合は、
　以下の画面が表示されます。
　新しい更新を作成する場合は [更新を要求する] をクリックします。

※要求されている更新の入力と送信を行う場合は、表示されている [スケジュール済み] の
　更新要求を直接クリックするか、[更新プログラムを書き込む] をクリックします。

3. 空白のフォームから開始するか、テンプレートを使うか選択する画面が表示されるので、
　いずれかをクリックして選択してください。
　ここでは [Blank から開始する] を選択します。

4. タイトルを入力し、[新規追加] をクリックして入力フォームを作成します。
　作成の方法は Forms とほぼ同じです。（Formas より利用できる機能は限られています）

5. フォームが作成できたら [次へ] をクリックします。

6. オプションを構成します。
　添付ファイルの送信を必須にする場合は [添付ファイルが必要] スイッチをオンにします。
　繰返しのスケジュールや期限日を設定するには [詳細設定] をオンにします。

7. [繰り返し] のドロップダウン リストから繰返しの種類が選択できます。

8. 設定できたら [公開] をクリックします。

9. はじめて [更新] を作成する場合は、以下のようなメッセージが表示されます。
　[Continue] をクリックしてください。

10. 更新要求が公開され、カードがチャネル メッセージに投稿されます。

チャネル メッセージで更新を作成した場合は、
チャネル（チーム）のメンバー全員が「提出者」、更新を作成したメンバーが「閲覧者」になります。
※上のスクリーンショットは更新の作成者の画面なので、[Write update] と [Review] の両方の
　ボタンが表示されています。
※作成後にスケジュールや提出者・閲覧者を変更したい場合は、後で説明する「更新」アプリで
　テンプレートを編集します。

■更新の作成（チャットから）

チャットから更新を作成する手順は、チャネルで更新を作成するのと同じです。

1. チャットのメッセージ入力欄の下に並んでいるアイコンから [更新] を選択します
　※ [更新] アイコンが表示されない場合は […] をクリックしてください

2. あとはチャネルで更新を作成する場合と同じ手順になります。

チャットで更新を作成した場合、チャットの相手（自分以外のチャットの参加者）が「提出者」、
更新を作成したチャット参加者が「閲覧者」になります。

※作成後にスケジュールや提出者・閲覧者を変更したい場合は、後で説明する「更新」アプリで
　テンプレートを編集します。

「更新」を利用するとチーム内やチャットでの共同作業メンバーの状況を少ない手間で把握でき、
より効率的なコミュニケーションや作業を進めることが可能になります。
簡単に利用できるのでぜひ活用してみてください！

こちらの内容については今後動画でも紹介する予定です。
その他にもTeamsに関する様々な情報を発信しておりますので、ぜひチャンネル登録をお願いします。

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それでは次回の更新でお会いしましょう。
お疲れ様です。