Power Automate フローの作成

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こんにちは。
今回は前回の続きで、 Power Automate でフローを作成する手順についてご紹介いたします。

前回ご説明した休暇申請の処理で、以下のようなフローを作成していきます。

【SharePoint リストを準備する】

まず最初に、申請を記入する SharePoint リストを作成します。

1. リストを設置する SharePoint Online チームサイトを表示します

2. [+ 新規] をクリックし、[リスト] を選択します

3. [リストの作成] が表示されるので、使用したいリストを選択しましょう
 今回は [空白のリスト] を選択します

4. 名前と説明を入力して [作成] をクリックします

5. 新しいリストが作成されるので、[列の追加] をクリックします

6. 休暇の開始日の列を作成したいので、[日付と時刻] を選択します

7.  名前と説明を入力し [保存] をクリックします

8. 同じ手順で [終了日] 列を作成します

9. [列の追加] – [個人] を選択し、名前を「申請者」にします
 [種類] が「ユーザーまたはグループ」になっていることを確認してください
 ※「プロフィール写真の表示」はオプションです。「いいえ」でも問題ありません

10. [列の追加] – [はい/いいえ] を選択し、名前を「承認結果」にします。

※ここでは最低限の列のみ作成しています。必要に応じて列を追加してください。

【Power Automate の Web サイトにアクセスする】

Power Automate はクラウド サービスです。
そのためクラウドで実行されるフローの作成や管理はすべて Web サイトから行います。

Power Automate の Web サイトのアドレス: https://japan.flow.microsoft.com/ja-jp/
サインインを求められたら、組織アカウント(Microsoft 365 / Office 365 のアカウント)でサインインしてください。

【フローの作成を開始する(上司の取得まで)】

実際にPower Automateにてフローを作成していきます。

1. 画面左のメニューから [作成] をクリックします

2. ここではテンプレートを使わず最初からフローを作成します
 [一から開始] の [自動化したクラウド フロー] をクリックします

3. [フロー名] に分かりやすい名前を入力します
 [フローのトリガーを選択してください] では [項目が作成されたとき] を選択します

4. [作成] をクリックすると、フローの作成画面が表示されます
 3にて選択した [項目が作成されたとき] がフローのトリガー(フローの自動実行を開始するきっかけ)として表示されています

5. [サイトのアドレス] の右側の をクリックすると、テナント内のサイトのアドレスが一覧表示されます
 先ほど申請入力用リストを設置したサイトを選択してください

6. [リスト名] も同様に をクリックすると、選択したサイト内のリストが一覧表示されます
 申請入力用に設置したリストを選択してください

7. [新しいステップ] をクリックします
 [操作を選択してください] が表示されます

8. このステップではリストに新規追加された項目にある [申請者] 欄の情報を元に、
 その上長(マネージャー)のメールアドレスを取り出す操作を行います。
 そのために [Office 365 Users] コネクタを利用します
 [コネクタとアクションを検索する] 欄に「Office 365」と入力すると、 [Office 365 Users] コネクタが見つかります

9. [Office 365 Users] をクリックすると、[Office 365 Users] コネクタが挿入されます
 アクションの一覧から [上司の取得(V2)] を選択してください

10. ここで入力するのは上司を調べるユーザー、つまり休暇申請リストに入力された申請者のメールアドレス(=UPN)です
 [ユーザー プリンシパル名または ID] 欄をクリックすると、動的なコンテンツや式を入力するパネルが表示されます

※表示されない場合は [動的なコンテンツの追加] をクリックしてください

参考:
[動的なコンテンツ] とは、以前のステップで入力/取得された情報を変数のように扱うことができる Power Automate の機能です。
ここでは [項目が作成されたとき] で取得された新規のリスト項目の情報が [動的なコンテンツ] として表示されています。

11. 動的なコンテンツの一覧から [申請者 Email] を選択します

【フローの作成(承認処理)】

1. [新しいステップ] をクリックし、「承認」 を検索して [承認] コネクタを見つけます

2. [承認] コネクタを選択し、[開始して承認を待機] アクションを選択します

3. [承認の種類] で [承認/拒否 – 最初に応答] を選択します

4. [タイトル] は承認者に送られる通知の件名になります
 「承認申請 – 」と入力した後、[動的なコンテンツの追加] から [項目が作成されたとき] の [Title] を選択します

5. [担当者] 欄は [動的なコンテンツの追加] から [上司の取得(V2)] の [メール] を選択します

6. [詳細] 欄は承認者に送られる通知の本文になります。動的なコンテンツを含めて、自由に記載できます
 ここでは [動的なコンテンツの追加] から [項目が作成されたとき] の [申請者 DisplayName] と [登録日時] を使って以下のように記入します

7. [アイテム リンク] には承認の対象となるアイテム(ここでは休暇申請リスト)へのリンクを追加します
 [動的なコンテンツの追加] から [項目が作成されたとき] の [アイテムへのリンク] を選択します

8. [アイテム リンクの説明] は承認の対象となるアイテムの説明を入力します
 ここでは [動的なコンテンツの追加] から [項目が作成されたとき] の [名前] を選択します

9. [新しいステップ] をクリックし、[操作を選択してください]  から [コントロール] を選択します

10. [条件] を選択します

11. [値の選択] で [動的なコンテンツの追加] から [開始して承認を待機] の [結果] を選択し、
 [次の値に等しい] を選択して [値の選択] に Approve と入力します。
 ※ ”Approve” は大文字小文字もこの通りに入力してください

12. [はいの場合] ボックス内の [アクションの追加] をクリックし、
 「Office 365」を検索して [Office 365 Outlook] を見つけ選択します

13. [アクション] で [メールの送信(V2)] を選択します

14. [宛先] 欄は [動的なコンテンツの追加] から [項目が作成されたとき] の [申請者 Email] を選択し、
 件名は [動的なコンテンツの追加] から [項目が作成されたとき] の [Title] を使って以下のように入力します

15. [本文] は必須ですが自由に記載できます
  をクリックすると HTML 構文で記述できます

16. 同じ手順で [いいえの場合] にもメールの送信を追加します

17. [はいの場合] の [アクションの追加] をクリックし、
 「SharePoint」を検索して選択、[アクション] で [項目の更新] を選択します

18. [サイトのアドレス] と [リスト名] は休暇申請リストのあるサイトと申請リスト名を選択、
 [ID] と [Title] は [動的なコンテンツの追加] から [項目が作成されたとき] の [ID] と [Title] を選択、
 [承認結果] は [はい] を選択します

19. 同じ手順で [いいえの場合] にも項目の更新を追加します

 

【フローの作成(エラー通知)】

1. [上司の取得(V2)] で上司(マネージャー)情報の取得に失敗した場合(マネージャー情報が登録されていなかった場合)に、
 申請者にエラーを通知するフローを追加します
 [上司の取得(V2)] と [開始して承認を待機] の間の (+) をクリックし、[並列分岐の追加] をクリックします

2. [操作を選択してください] で「通知」を検索し、[通知] コネクタを選択します

3. [アクション] で [メール通知を受け取る] を選択します

4. [件名] と [本文] を入力します。

5. 通知の実行条件を構成します。[メール通知を受け取る] の […] をクリックし、[実行条件の構成] を選択します

6. [に失敗しました] にチェックを入れ、[完了] をクリックします

6. [上司の取得(V2)] に失敗した場合はエラー通知の送信で処理を終了させます
 [メール通知を受け取る] の下に表示される (+) をクリックし、[アクションの追加] をクリックします

7. [操作を選択してください] で [コントロール] を選択します

8. [コントロール] から [終了] を選択し、[状態] 欄で [成功] を選択します

※フロー自体のエラーではなく、フロー実行のための外部の情報が不足しているので、フローの実行は「成功」です

以上でフローの作成が完了しました

画面右上の [保存] をクリックして、フローを保存してください。
画面左上の [←] をクリックすると、フローの概要画面が表示されます。

実際のフローの作成や管理に役立つ機能については、次回の投稿で解説します。

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