こんにちは。
前回に引き続き、Power Automate についてご説明していきます。

今回は実際にありがちな社内の休暇申請を Power Automate を使って効率化する方法を考えてみたいと思います。

休暇申請の流れ

休暇申請を下記の流れで実施すると想定します。

  1. 申請者は申請書類に記入し押印する
  2. 申請書類に上長の承認印を押印する
    ※上長が会議や打ち合わせで時間が無く、承認印をもらうのに時間がかかる場合も。
  3. 承認印をもらったら申請書類を人事部に手渡しで提出する
  4. 人事部では内容を確認し、人事部上長の承認印をもらう
  5. 人事部から経理部に書類を渡し、経理部での処理を行う
  6. 経理部での処理が終わると人事部に書類が戻り、保管する

こちらの処理(フロー)を Power Automate で作成し、自動化したいと思います。

コネクタとコントロール

前回の記事でもご説明したように、自動化のためにサービスや製品を連携させる機能を「コネクタ」と呼びます。
 (前回記事:https://www.office365room.com/office365/power-automate-01/

休暇申請のフローでは 5 つのコネクタを利用します。

  • 休暇申請を記入するSharePoint
    →SharePoint リストに申請者が記入し、承認結果を自動登録します
  • 記入した申請者であるOffice 365 ユーザー」
    →申請者のメールアドレスや上長のメールアドレスを取得します
  • 承認プロセスを呼び出す「承認」
    →上長宛に承認依頼メールが自動送信されます
  • 通知を送信する「通知」
    →上長への承認依頼が失敗した場合に申請者に通知します
  • 承認結果のメールを送信するOffice 365 Outlook
    →申請者に承認結果をメールします

これに加えて、フローの動作を制御するコントロールを利用します。
休暇申請のフローでは2 つのコントロールを利用します。

  • 条件分岐する「条件 (Condition)
  • 処理を終了させる「終了 (Terminate)

※コントロールにはこの他に、繰り返しをおこなう「Apply to each」「Do Until」
 複数条件分岐をおこなう「Switch」、エラー処理に利用する「スコープ」があります。

フローをまとめる

Power Automate でフローを作成する前に、簡略化した休暇申請の処理を簡単なフロー チャートにまとめてみます。

ここでは説明を簡単にするため、申請の承認は上長のみ行うようにしています。
上で示したような別部署での承認がさらに必要な場合は、
上長が承認した後の処理に別部署の承認のフローを追加することができます。

今回のフローでは申請者のアカウント情報として「マネージャー」(上長)が登録されていることが
前提となりますので、もしマネージャー情報の取得ができない(登録されていない)場合は、申請
者にアラートが送信されるようにしました。

Power Automate フローを作成する

上記のフローチャートを元に、実際に Power Automate で作成したフローは以下になります。
※具体的な作成手順は次回の記事で紹介いたします。

Power Automate ではフローチャートと同様にコネクタとコントロールを配置すれば良いことが分かるかと思います。

(クリックで拡大)

こちらのフローを作成する手順は次回の投稿で解説します。

今回の内容は動画でも紹介しておりますのでご視聴いただけますと嬉しいです。
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【超入門編】Power Automateって何?初心者向けに10分で分かりやすく説明 ~Power Automate & Appsシリーズ~

それでは次回の更新でお会いしましょう。
お疲れ様です。