Office365を使って快適なオフィスワークを実現しよう!

ドキュメントライブラリをエクスプローラから利用する方法

Office 365 Advent Calendar 2012 の 14日目です。前回は中村さんの難易度の高い Office 365 の ADFS 設計を運用ををクラウドで設定代行してくれる「ADFS on Cloud」(Advent Calendar 2012)でした。

既にSharePointを利用中の皆さんには当たり前すぎて、誰も改めて紹介していない、だけど初心者には便利な機能を紹介します。

SharePointOnline のドキュメントライブラリをネットワークドライブに設定する方法(XPもあるよ)
ドキュメントライブラリは、ほとんどの入門書で最初に紹介されるぐらい便利な機能ですので、ぜひ利用しましょう。

基本的にはマイクロソフトの技術情報の焼き直しですが、画面説明が無かったりとちょっと分かりづらいので。説明します。

参考リンク:SharePoint Online サイトへネットワーク ドライブを割り当てる方法、およびExplorer ビューをトラブルシューティングする方法

共有ドキュメントをエクスプローラで表示する

1.Office365にログインします。
この時、[サインアウトしない]にチェックしてログオンします。

2.共有ドキュメントライブラリにアクセスして、[ライブラリツール]タブから[エクスプローラで開く] をクリックします。

※Windows7では以下のような警告が出るので、許可しましょう。

エクスプローラで共有ドキュメントを開くことが出来ました。
エクスプローラに表示されている アドレスを使うのでメモorコピーします。

Windows7の場合

WindowsXPの場合

このフォルダをアクセスしやすいように設定します。

ネットワークドライブに接続する:Windows7(Vista)の場合

1.[コンピューター] を右クリックし、 [ネットワークドライブの割り当て] をクリックします。

2.[ドキュメントと画像の保存に使用できるWebサイトに接続します]リンクをクリックします。

そのまま、次へ

[カスタムネットワークの場所を選択]をクリックして、次へ

サイトの URL を入力し、[次へ] をクリック後、ウィザードの指示に従います。

必要に応じて名前を付けます。

完了です

エクスプローラの[ネットワークの場所] に追加されました。
(ネットワークドライブと同じカテゴリに分類されています。)

共有ドキュメントを作成します。

ネットワークプレイスを追加する:WindowsXPの場合

1.[スタート][マイネットワーク] を順にクリックし、[ネットワークプレースの追加]をクリックします 。

2. ネットワークを追加するウィザードが開始されます。

3. [別のネットワーク場所を選択] を選択し、[次へ] をクリックします 。

4. [インターネットまたはネットワークのアドレス] ボックスに、先ほどコピーしたURLを入力し、[次へ] をクリックします 。

5. 必要であれば、ネットワークプレースの名前を変更しましょう 。

6. [「完了」をクリックしたときにネットワークプレースを開く] のチェックボックスをオフにし、[完了] をクリックします。

7.正しくネットワークプレースが追加されました。

共有フォルダ―として利用

SharePointOnlineの共有ドキュメントを、共有フォルダ―として利用することが出来ます。
ただし、 100GBという容量制限があることをお忘れなく。。。

SharePointのサイト作成の指針をしっかりしないと「全部ここで管理しよう!」とすると破綻してしまいます。
共有ドキュメントの機能はあくまでも、サイトの一部の機能です。
各サイトにプロジェクト毎、各部署毎など、目的を指定してサイトを作成するようにしましょう。
その目的にそったドキュメントを保管するようにしましょう。

注意事項

・保存できる容量は100GBです。SharePointとしての機能に必要なファイルも存在するため、実際には100GBすべてを利用する事が出来るわけではありません。
確定した資料などの特定のファイルを保存するように運用を注意する必要があります。
各サイトはプロジェクト毎、各部署毎など、目的を指定してサイトを作成するようにしましょう。

・ドキュメントライブラリをそのまま参照しているので、当然Office365にネットワーク接続出来る環境でないと利用することが出来ません。
モバイルパソコンでも利用できますが、インターネット接続が切れている時には、参照できないので注意しましょう。

・Webブラウザからログインするときに、[サインアウトしない]にチェックを入れ忘れても接続出来なくなります。
その時にはもう一度ブラウザからアクセスして [サインアウトしない]にチェックを入れましょう。

・他にも細かいトラブルシューティングもありますが、参考サイトを参照してください。

・関連技術情報が公開されています。
参考リンク:SharePoint Online にネットワークドライブを割り当てると、アクセス拒否エラーが起きる場合の対処法

確かに、クライアントコンピュータのサービスの中で、Web クライアントを開始しておくことと、SharePoint サイトをInternet Explorerの信頼済みサイトに追加することは、両方ともドライブ割り当ての問題を解決する上で重要な手段です。それでも、アクセス拒否のエラーは周期的に発生し続けることがあります、特にコンピュータを再起動した後、または、長い時間、およそ8時間以上SharePoint Online にログインしていない(認証されていない)ときに起こります。

 

便利だけど。。。

ドキュメントライブラリ便利ですね!でも容量が少ないと感じます。。。

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